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    現在每一個人智慧手機都不離身而創業開店的人都會想用簡單方便的電腦代替人力來管理店,"POS"為Point of Sales的縮寫,意即「電腦銷售點管理系統」,是連鎖企業必須具備的一套門市管理系統,適用於各種銷售業使用。 例如:超商超市、大型賣場、餐飲服務、精品百貨、沖印店門市...等的 管理系統大致統稱為POS系統。2013年來更普及化,幾乎所有開店的人都認為,使用POS來管店就一定沒錯, 但創業開店不只是用POS系統還要善用它的強項彌補人力不足的地方,店才是會賺錢。

       在我執行 數年的店 面開店規畫輔導 加盟經驗中,許多加盟業者在經營一段時間POS門市管理系統應用的效益跟原想像落差很大。

       POS系統導入與應用實在太多可探討了,這裡暫時跟大家探討幾個觀點及應用。

一、使用POS的幾個謬誤觀念

二、使用POS的四個主要目的

三、POS系統資訊應用與店舖管理

四、未來POS系統的發展

※使用POS的幾個謬誤觀念

一、以為POS系統只是另一種進銷存

       許多人認為POS系統充其量只不過是另一種進銷存而己,而忽略掉真正POS系統都會具備融合店務管理與服務流程整合的功能。就舉一個簡單例子:「投庫管理」

       「投庫管理」是什麼?

       「投庫管理」是規定收銀員,當錢櫃裡的現金己累積到一定金額時,應將錢櫃裡的大鈔取出並包在一個信封,黏貼後,投庫的收銀人員簽名,並註明內裝多少現金,拿到後場交付會計人員,或投遞到一種專為現金投庫而設計的保險箱。

「投庫管理」的目的:

(1).降低錢櫃被搶的風險。

(2).減少收銀人員可能的舞弊。

       雖然店老板或店長己有規定,當現金錢櫃滿1萬元,應將大鈔全數投庫,不過店職員或收銀員總是無法落實,以忘記了?太忙沒有空投庫?等等理由搪塞過去。

       真正的POS系統是可以設定,當記錄錢櫃到達一個設定金額,即會發出提醒警告,直到收銀員做好投庫,並按「投庫管理」,輸入投庫金額後,警告即自動取消。這是如何應用POS與店務結合的簡單範例,像這樣的例子比比皆是,可見POS與一般進銷存是完全不同的。

二、誤認使用POS就是為了管好庫存的

       我常在輔導開店業者時,問他們:「為什麼你會想到要使用POS系統?」他們的答案大都一致:「用POS系統可以很容易把我們庫存管好,一有缺貨,我們可以立即知道要補貨」等等。

       我常很忠懇地跟他們說:「我輔導獨立店或加盟店20年的導入POS系統經驗告訴我,其實有一半的人用了POS系統,庫存還是不準的,所以最後他們都放棄原來想法,使用POS系統庫存就會準確的神話。」

       他們一臉狐疑,不是銷售刷條碼就會扣,進貨一打庫存就該加入嗎?

       我給他答案是:「問題大都不在系統,確實所有POS系統銷售刷條碼就會扣,進貨一打庫存就該累加。」 庫存要準確是店裡要有二個基本功做好,才可能準確,不過,往往很難。

  1. 進貨或退貨時,要即時Key In表單,意思是當一批貨已經到店裡,貨單也先人工確認無誤,簽回給廠商了,但這張進貨單卻因為一忙或偷懶沒有即時打入電腦,電腦當然還不知道,無法加入。

  2. 要落實定期盤點。這點看似容易,不過許多傳統商店卻大都一年難得盤點一次,試想,沒有盤點,也許架上被偷、老板好朋友來請客,讓客人試吃等等,架上的數量與電腦帳上的數量已不準確了,經過幾次發現還是架上最準,幾乎所有裝有POS系統的店職員,最後放棄看電腦上的數量,寧可直接看賣場貨架或倉庫存量。

       也許,創業的好朋友們,覺得既然用POS無法百分之百的人都可做到庫存準確,那為何安裝POS系統?我將在下節跟大家說明。

三、誤以為使用POS是完全無法舞弊的。

       許多老板以為使用POS都必須刷條碼,應該無法作弊!那也是錯誤的觀念。為防止有店職員看到本篇文章,有關作弊手法,我不便說太清楚。

       但最常使用的方法是由店員與店員的好朋友串通好,即所謂「內神通外鬼」,由好朋友進店購買A商品是售價500元,卻照常刷條碼,只是刷另一張條碼,刷進去是B商品,售價才100元,中間差價400元就是作弊的錢,朋友又可以拿到一瓶500元商品。

       對於一家自認有安裝攝影機,又有安裝POS機,每每看到收銀人員都很守規矩,每項商品都刷了條碼,也看有收錢了。 殊不知,高明作弊的手法就潛藏在裡面。

       為防止這種作弊方法,於是就有POS系統,設計無論收銀員做任何動作都會即時列印在發票,例如,交易折扣、交易修正、交易取消等等,每刷一筆或按一個按鋌,都會被印在POS的發票紙上,當有問題時,我們拿著POS的發票存根聯,即可以對照攝影機的操作畫面,很容易發現哪裡出錯。

四、誤以為使用POS系統就一定要做到單品管理,因為第一關的商品建檔而打退堂鼓

       使用POS系統有一個很重要的目的是協助我們做好業績改善與對策的主要統計及資訊提供者。 結果,有許多資訊公司從技術與理論來輔導,安裝POS機就一定要做到單品管理。

 什麼叫單品管理呢?就是管理到一個商品一個編號,在零售業稱一個單品為SKU。 這些資訊公司要求所有上POS系統的人都要先建立完整的單品資料,認為零售業使用POS系統,若沒有使用單品管理就失去使用POS系統的主要目的?

       我在許多培訓的過程裡會問學員:「你們覺得使用POS,管理到單品,最簡單就是暢銷及滯銷二種報表,你們認為有什麼作用?」幾乎所有人都告訴我,他們可以了解什麼比較好賣,可以追加!什麼賣不出去,可以想辦法退給廠商等等的。其實,好賣的商品你問一下收銀的人,幾乎都知道哪些?因為,他們幾乎每天都在刷,怎麼會不知道呢?

       光是建立商品基本資料這件事,對第一次接觸到POS的傳統商店業者,是個很嚴苛的考驗,並非每個零售業者都可以做到,因而大部份的業者都因此而放棄使用POS。

       正如目前我們公司所提供免費MyPOS下載,你下載後,可以當傳統收銀機使用,也就是收銀時, 只要登入多少金額?是賣哪一個部門?(在零售業把一般人的大類叫部門)。

       許多人不知道商品大類的銷售分析即可拿來做業績改善?之前曾分享一個使用部門分析,達成「找尋好商品,創造好運氣的賺錢術!」,在這裡讓我們再看一次。

     如表1、每個月從收銀機可把各部門(大類)的營業額印下來,然後你可以算出營業額結構比(部門營業額/總營業額),簡稱銷售比。 再依各部門月底盤點庫存值,並算出該部門的庫存配置比(部門庫存額/總庫存),簡稱庫存比。

       最後可以依各部門使用多大面積(多少貨架)來陳列該商品,依該部門佔用賣場的面積除以賣場總面積,我們稱賣場配置比,在這裡簡稱「配置比」。

       表1的「成長」一欄,是記錄該部門上上個月營業額與上個月營業額的成長或衰退情形,若箭頭往上表示該部門上個月比上上個月營業額成長,若箭頭水平則表示沒成長但也沒衰退,若箭頭往下則表示該部門的營業額上個月比上上個月衰退。

表1、各部門營業比、庫存比與配置比     單位:萬元

 

部門

營業額

銷售比%

成長

庫存比%

賣場配置比%
日用品

10

10

15

18

飲料

30

30

20

22

速食

20

20

22

20

菸酒

15

15

20

12

休閑食品

25

25

23

28

總計

100

100

 

100

100

      從POS的各部門銷售額印出後,檢視各數據是否與現況完全符合,接下來即可進一步仔細分析,並擬定對策。

分析銷售比、庫存比與賣場配置關係

       從各部門營業額構成比,我們可以發現營業額佔比最高是「飲料」部門,最低則為「日用品」與「菸酒」二個部門,再從兩個部門的庫存配置比分析,你發現銷售比佔30%的飲料部門,你卻只準備了20%的庫存配置比,而且配置給賣場的面積也只佔22%,反觀營業額較低的「日用品」與「菸酒」部門卻庫存比15%與20%。  

分析近幾個月營業額消長情形

       進一步看營業額成長情形,明顯地「日用品」與「菸酒」兩部門的營業額近兩個月持平,但「飲料」部門營業額卻持續成長。表1裡的「速食」與「休閑食品」明顯業績持續下滑,但這二個部門銷售比是20%與25%,庫存比則分別22%與23%,若再分析賣場配置比,分別20%與28%。  

進行改善分析與調整商品結構、賣場配置

       簡單分析「速食」與「休閑食品」的銷售比、庫存比與賣場配置比是相當平衡,但由於兩部門營業額下滑,若能找出下滑原因或商品,得以改善則這些結構都可以維持,否則其中休閑食品的陳列配置比似乎可以縮小賣場空間,將該部門滯銷商品下架,進行換貨或淘汰轉賣,只留暢銷商品在架上。 縮小了「休閑食品」的賣場配置比,則賣場空間將多出來,降低了這個部門的庫存比,勢必更有能力擴增其它部門的庫存準備量。

       「飲料」部門是店裡一枝獨秀的商品,既屬成長性商品,也是銷售佔比最高商品,可見這個商圈對「飲料」情有獨鍾,倘若可以擴寬這部門的寬度拉深深度,增加不同種類與容量,給予「飲料」部門更多賣場陳列空間,將最受歡迎的「飲料」拉大排面量,創造量感與豐富感,搭配不同促銷組合,則你的營業額不快速爬昇才奇怪。

五、把POS系統太簡化或太複雜化了

       使用POS系統的人,有的把他太簡化,簡化到只是用來刷條碼,自動取價,像一台收銀機,只為了結帳及打發票使用;也有的人把POS系統想的太複雜了,要求設計一堆功能或報表,不過怎麼使用產生的資訊做為改善對策或決策的方法都完全不曉得。

       不管你使用什麼樣的POS系統,都有著有用數據或資料,也許不會跟你要用的資料格式完全相同,不過,只要你懂的用,都會發生很大的效益。

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    創業開店是許多人的夢想也是脫離上班族的一個捷徑,而每個創業者 在規劃過程中一定會有為了省成本的觀念這是必備的,往往都沒有完善的評估而草率的選購生財器具。
創業者開始籌備過程中在程序問題都會發生不必要的疏忽,在開始籌備時都會以自己理想化來規劃店面裝修施工,甚至有些創業者沒有詳細評估自己開店預算的配置比例而花大筆費用後需添購其他生財工具而發現自己預算剩不多或預算已沒有,才開始緊縮其他生財工具的支出(有的創業者極端作法甚至不夠買了生財工具,本末倒置,開店 既是要賺錢而忽略這些生財工具 是用來協助您賺錢的觀念)。
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